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基于iPad的智能会议系统

 

  随着无线网络应用、平板电脑的普及,智能化会议管理系统的开发应用成为了可能。智能会议资料管理系统的建设,不仅实现了无纸化会议、无纸化培训,提高了自动化办公效率,减少资源浪费,也降低了资料泄露的风险,为将来企业全面实施电子网络化、信息化管理打下良好的基础,具有很大的现实意义。

关键词 iPad;无线网络;智能会议

 

一、前言

        随着无线网络应用、平板电脑的普及,基于平板电脑的智能化会议管理系统开发应用成为了可能。原先,浙江广播电视集团的会议资料管理还处在传统的文档管理方式,会议资料打印成册,既浪费人力、财力,又增加了内部会议资料泄露的风险。由于市面上的平板电脑智能会议系统商用甚少,加之集团内部会议有多种模式,所以集团决定自行开发基于iPad的智能会议系统软件。随着该智能会议资料管理系统的建设和应用,不仅实现了无纸化会议、无纸化培训,提高了自动化办公效率,减少资源浪费,也降低了资料泄露的风险,为将来集团全面实施电子网络化、信息化管理打下良好的基础,具有很好的现实意义。

 

二、系统架构

浙江广播电视集团智能会议资料管理系统的系统架构采用C/SB/S两种架构并存模式,客户端浏览既支持移动终端,也支持PC。移动终端采用C/S架构,PC端选择B/S架构。服务器数据库使用企业级Oracle。后台开发基于iPad的智能会议系统采用JAVA技术及J2EE体系架构,以确保数据安全,功能稳定,实施方便并易于扩展。系统拓扑图如图1所示:

 

1 智能会议资料管理系统系统拓扑图

 

系统依托集团原有内部信息门户平台和内部办公网,服务器数据库部署在原内部信息门户和内部办公网的服务器上。和集团原有通讯录、办公短信平台相结合。终端设备经选择后采用平板智能终端苹果iPad 416GB/WiFi版)。参数如下:屏幕为9.7英寸多点式触摸电容屏,操作系统iOS 6,处理器双核心,系统内存1GB,存储容量16GB。平板电脑iPad的画面可以采用Apple tv机顶盒无线网络共享,通过HDMI接口(High Definition MultimediaInterface,高清晰度多媒体接口)直接或转VGA适配接入投影仪。

系统运行流程如下:

1.会议开始前由会议会务人员编辑会议信息。系统根据会议类别的不同生成不同的会议模版供会务人员进行进一步的详细信息登记维护,如多议题会议的议题简要,及议题材料的上传。

2.会议召开时,参会人员用自己的用户名(根据原有企业内部办公网的用户名认证)登录iPad平板电脑app客户端后,进行会议签到。签到后进入当期会议,浏览会议的信息,会议议题内容及议题相关材料。可根据参会人数的多少来确定是否需要采用投影显示。

3.会议进行时,会务人员可根据会议进行实际情况在app客户端对会议信息进行的维护控制。例如,对会议已经审议及当前的议题进行标记,如此,参会人员只需点击会议同步,就可进入当前审议的议题,不用人为提示。

4.会议结束后,会务人员根据会议讨论的结果形成会议纪要,并维护系统中会议结果等信息,完备会议信息及资料的管理。

 

三、系统软件设计及实现

智能会议资料管理系统软件由浙江广播电视集团自行开发,适用于集团内部多种模式的会议和培训,是支持多会议管理的网络会议系统,系统软件根据客户端及后台主要分成iPad平板电脑 app客户端软件、系统后台管理、浏览器客户端显示三部分。其中浏览器客户端显示部分和app客户端软件的功能模块相同。软件功能模块如图2所示:

 

2 软件功能模块机构

 

系统后台管理部分和浏览器客户端使用JAVA技术及J2EE平台下Web开发框架开发,Sun 公司的Java 2Enterprise EditionJ2EE)平台已经成为使用最广泛的Web 程序设计技术。全球主要的商业网站和管理信息系统大多采用J2EE 平台作为首选的Web 开发技术。J2EE平台的核心技术是Java Server PagServletJ2EE 平台下Web 开发框架(framework)不同于类库(library)。提供的不是一组功能性的组件,而是一个软件结构,一种业务流程,以及Hollywood法则(“Dont call uswell call you”)。Web 应用开发人员只需且只能在框架限制的范围内编写业务组件和显示组件,由框架管理这些组件之间的协作[1]

系统后台管理部分实现三大功能模块:会议管理,会议信息查询及系统维护。

1.会议管理。会议管理模块用于维护会议信息,主要功能为会议新增、删除、修改,其中,会议信息包括:会议名称、会议时间、会议地点、申请单位、会议主持人、与会人员、以及会议的类别等。生成新的会议后,可以具体编辑会议内的议题及上载议题材料供会议浏览。议题材料兼容各种文件格式,包括PDFWordExcelPPT等。

2.会议信息查询。会议信息查询模块用于查询有关会议信息,因为会议可能讨论有多个议题,同时一个议题可能经由多个会议讨论。所以检索一方面可以按会议检索该会议下所有议题;一方面也可以根据具体议题关键词检索相关的会议及该议题下的所有材料;具体可以根据汇报单位、议题关键词、会议名称、会议时间、及材料文件名称等各方面检索相关信息。

3.系统维护。系统维护模块对多种格式的会议模版,角色及账号进行管理和维护。多格式的会议模版使会议系统适用于多种模式的会议。维护好会议模版后,新增会议时挑选会议模版便可根据模版生成不同格式的会议。角色包括超级管理员,会议管理员,及会议会务人员三种,可对账号进行权限分配。iPad平板电脑 app客户端软件、PC浏览器客户端部分功能模块基本相同,只是架构不同,移动终端采用C/S架构,PC端选择B/S架构。

iPad平板电脑 app客户端软件基于iOS操作系统进行开发。iOSiPhone iPad等设备内运行的操作系统。它管理设备硬件,并提供实现本地程序的基础技术。基于iOS的开发,主要是在iOS SDK 工具中进行的,因为iOS SDK 包含了在电脑上开发iOS应用程序所需要的一切接口、工具和资源。它主要包括的组件有XcodeInterface BuilderInstrumentsiPhone 模拟器、iOS参考文档库等。Xcode提供了友好而方便的应用程序集成开发环境,用于创建和调试源代码,以及编译程序,它还集成了开发过程中需要的其他工具。Interface Builder是页面编辑环境。Instruments 是运行期间实时监控内存泄露以及进行性能分析的工具。通过XCodeInstruments可以实现直接和连接到电脑上的设备通讯,在目标设备上运行和调试代码[2]

iPad平板电脑 app客户端软件分四大功能模块:会议签到管理、会议议题管理、会议资料管理、桌面同步管理。

1.会议签到管理。会议签到管理实现会议桌牌功能,参会人员登录终端系统后,系统将该用户参与的会议列出,用户点击进行本次会议的签到,签到后便显示该会议的基本信息。

2.会议议题管理。系统根据后台系统设置显示本次会议安排的议程议题,会议有若干议题组成,每个议题显示4个标签页:分别为议题内容、汇报材料、批示文件和关联文件。会议议题管理可以实现信息关联,以集采会议为例,每项目的采购过程可能分成几步,如:确定采购方式、确定采购邀请单位、确定采购结果,可能分为三次会议来讨论该项目的采购事宜,那本项目可根据议题关键词来关联三次会议的相关材料,当前的会议议题中的关联文件就可以查看到议题相关历次会议的信息和文件。

3.会议资料管理。用户可以快速方便查询与会议或议题相关的资料。检索关键词有:议题名称、汇报单位、时间、会议名称等,会议资料只有授权用户才可下,同时用户在查看及下载的文件资料均已转换为pdf文件,并加有水印,确保会议资料的保密。

4.桌面同步管理。会议流程可由主持人或会务管理人员控制桌面进度,实时标记通知各种消息。任何一位参会者都可将自己的iPad桌面设置成会议同步,便可跟随会议流程,显示在议的当前议题。参会者若取消会议同步,便可自行操作,查看其他议题,进行其他操作。

 

四、系统使用特点

iPad智能会议系统已经在浙江广播电视集团部分会议上投入使用,用户反应良好,总结本系统有如下特点:1.智能高效:集成、优化、改造传统会议流程于一体,提高了会议效率,实现会议资料的统一管理。终端设备从无线网络获取资源,不会出现客户端系统崩溃等现象,安装操作很方便。2.管理安全:所有材料、信息都存储、运行在服务器上,用户端的权限也都由服务器端控制,会议终端一般只有浏览功能,无法更改服务器的配置。有权限进行下载的会议文件能够加密和水印,并对文件设置权限,确保会议资料安全。3.数据兼容:系统兼容各种文件格式包括PDFWordExcelPPT等。4.清晰管理:会前、会中、会后有序管理,使会务组织工作层次分明,一目了然。

 

五、结束语

当前市面上还未出现大规模商用的智能会议系统,浙江广播电视集团自行研发的iPad智能会议系统也处于试用阶段,在试用过程中将根据实际使用情况将添加现场投票、参会人员标注点评等功能。随着个人平板电脑的普及应用,基于平板电脑的智能会议资料管理系统实现无纸化会议、无纸化培训,是技术发展的趋势,在会议领域将得到普及,也将具有广泛的市场需求。

 

参考文献

[1]张玉萍.基于J 2 E E 平台软件开发[J].办公自动化,2012,231(6):30-31.

[2]王森.基于iOS的会议系统研究[J].云南电力技术,2012,40(8):67-68.

作者:陈宵雅 来源:《信息系统工程》 2013年 第4期 点击数: 发布时间:2013年09月17日
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