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视频会议系统在集团型企业中的应用

 

 

本文以某集团公司在多元化、多业态、跨区域、国际化经营管理背景,针对集团经营管理中差旅成本居高不下,以及管控过程中信息传递不够及时、准确的现状,提出应用视频会议进行管理创新的集团一体化视频会议解决方案。集团通过对视频会议系统的方案设计、招标选型、测试和评审,快速组建项目组进行实施和推广,最终系统成功上线,从而为集团构建了方便、快捷、高效的,具备强大的互动性,丰富的数据协同功能的信息传递沟通平台。通过视频会议系统的应用,集团在提高了办公效率的同时,大大降低办公成本,有效提升了集团面对市场快速变化形势下的管理经营决策效能,增强了集团的综合竞争能力。

关键词 视频会议 集团经营管理 信息传递沟通平台

1 应用背景

某集团公司是国务院国资委监管的中央企业,是集资产管理、资本运营和生产经营于一体的大型国有独资公司。该集团公司作为首批董事会试点中央企业,采取“战略管控 + 财务管控”的管控模式,实行三级法人体制,集团定位于战略投资中心,下属二级板块企业定位于经营管理中心,三级成员企业定位于成本利润中心。集团公司控股二级板块公司 4 家,下辖三级成员企业 70 多户,直接控股成员企业 3 家,现有员工约 8 万人。集团所属成员企业遍布于全国 24 个省( 区、市) 和赞比亚、印度等国家,其中 10 余户成员企业为国家大型一类、二类企业。集团公司总部设办公室( 信息化办公室) 、战略投资部( 安全生产部、科技管理部) 、法律事务部( 政策研究室) 、审计风险部( 纪检监察部) 、资产财务部、人力资源部( 董事办公室、党委组织部) 、党群工作部( 企业文化部、团委) 、信访办公室( 工会办公室) 等部室。总部机关管理人员控制在 60 人左右。结合确保集团整体健康稳定发展的整体战略思路,集团公司提出必须着手解决以下问题:

( 1) 面临国际化的发展机遇,如何迎接进行跨区域、跨国家经营管理所带来的挑战;

( 2) 产品多元化、流程复杂化状况下,集团内产业链上下游企业或厂区如何有效协同;

( 3) 所属企业分散,人、财、物如何管控;

( 4) 如何降本增效,在降低成本的同时增强同业竞争力。这些问题的解决,离不开反复沟通。在各项工作的组织中,如何将领导者的意图及时准确地传递到各级执行者,并及时得到信息反馈,是必需解决的问题。而视频会议系统的应用却恰恰是集团公司解决以上问题的一把利器。

2 现状分析

2006 年,集团公司建立三级法人组织体系,同时集团公司总部组织架构基本确立。体系成熟、工作机制确立后,集团公司与所属企业间,很多工作需要及时沟通。信息传递的准确性、及时性上暴露出许多亟待解决的问题。

(1) 公文不能及时传递,文字信息滞后,工作效率低。当时集团公司尚未建立办公平台,公文传递手段是邮局传递、传真机传送; 传递介质为纸质文件。速度慢,存在交换环节丢失、反馈不及时等现象。

(2) 紧急待办事宜多使用电话沟通,信息多部门、多层级传递困难。普通电话沟通是一对一完成的。如遇多头事宜及需要再次传达事宜不可避免有失真现象。

(3) 面对面会议,参加人到场困难,不好组织;公司有两个会议室,利用率很低; 总部出差人员及会议相关的外地工作人员,参会出勤无法保障。

(4) 随着集团整体业务的迅速扩展,与国外企业、专家沟通交流日趋频繁,需要高效便捷的会议组织方式。

3 应对措施

鉴于集团下属企业跨领域、跨地域甚至跨国家的特点,以及集团公司人员编制少,领导及员工出差多,很多事宜急于迅速快捷沟通协调的具体需求,作者提出两种解决方案,一是建立视频会议系统,二是建立电话会议系统。

3.1 方案选择

视频会议系统工作原理: 视频会议系统包括软件和硬件两种,两个或两个以上不同场所的个人或群体,通过各种电信通讯传输媒体,将人物的静、动态图像、语音、文字、图片等多种资料分送到各个用户的计算机上,使得在地理分散的用户可以共聚一处,通过图形、声音、文档等多种方式交流信息,增加双方对内容的理解能力。

电话会议系统工作原理: 以系统外呼式为主的电话会议平台,所有参会方均可为被叫方,最大限度节省会议费用。系统采用三大基础运营商中国移动、网通和电信的 PSTN 传统电话线路,多人参与电话会议语音自然清晰。可以主叫 100 多个国家和地区。视频会议与电话会议对比情况见表1

1 系统功能、投资高低、参会条件对比情况

以满足公司需求为出发点,综合考虑项目投资高低,会议组织难易,我们选择建立基于软件为主的解决方案的视频会议系统。视频会议系统网络部署方案见图 1

 

1 集团公司视频会议系统网络部署方案

3.2 测试与实施

系统建设要求,软件统一; 设备选型提供两套方案,由试点单位自选,自购或委托集团公司代购均可。为降低项目风险,选择了分步实施策略。

第一步,集团公司与下属二级公司作为第一批试点。项目得到公司领导的支持,加上实施组织较好。首批测试不到七个工作日完成,设备三天到位,软、硬件调试三天完成,系统使用培训半天完成。在这一阶段,我们做好了试点企业现场调试的准备,实际调试过程中,全部试点企业均通过远程调试完成测试。

第二步,以板块为单元完成二级公司与三级公司视频会议系统实施。借鉴第一步测试经验,迅速完成了第二步四十多家企业的系统实施。截止2011年底,集团公司视频会议系统总投资86.6 万。其中,硬件投资65万,用于服务器、会议室建设; 软件投资 21.6 万,用于视频会议系统账号购置等。

3.3 视频会议系统基本情况

视频会议系统支持多会议室同时开会,支持一对多会议、多对多会议、桌面对桌面会议、桌面对会议室会议,同时,支持互联网就接入。总体来说,系统方便灵活,任何人在任何地方,可以召开或参加会议。

视频会议室的权限和配置管理同样便捷,集团公司的视频会议高级管理员有权增设视频会议室及设置各会议室管理员,各会议室管理员有权设置会议室的成员。

4 应用效果

集团公司视频会议系统自建立以来,因功能简单便捷,用户不断增加,视频会议应用越来越广泛。据统计,五年来视频会议系统累计使用2700余次,累计节约成本1.6 亿以上。集团视频会议系统已经成为公司经营管理过程中依赖的一个重要管理支撑工具。应用情况统计见表 2

2 应用情况统计及节约成本

说明: 节约成本金额,按每次会议,平均每人节约成本 2000 元,平均参加人数 30 人计算。

集团公司已实现员工总量、国资规模、营业收入和利润总额位居中央企业阵营前 4050 位,同时,秉承集团公司“市场国际化”战略,逐步在巩固中国30 个省、市、自治区市场营销网点或物流网络的基础上,实现在美洲、欧洲、非洲、中东、东南亚等区域的拓展,集团公司已经与国内外几十家大型企业集团及国内政府、团体签署了战略合作、合资协议,实施资本运营战略,成功并购了十几家企业,集团公司的贸易伙伴遍布六大洲。视频会议系统的应用无疑对公司的经营管理起了极其重要的作用,主要体现在以下几点:

(1) 大大节省了会议成本。

(2) 沟通及时,真实感强,效果较好。

(3) 为总部管理对象多,人员精简,管理事务繁杂提供了很好的技术支撑。

(4) 提高集团公司与所属企业进行沟通决策的效率,同时拉近了外事交流沟通的距离。

5 改进方向

后期,集团公司视频会议系统将向高清、稳定、易用三个方向进行优化改进,满足更多高端的会议、培训和交流等方面的个性化会议需求,为集团运营管理发挥更大的作用。

作者:孙艳芝 来源:《信息技术与信息化》2012 年第 2 期 点击数: 发布时间:2014年02月09日
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