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如何提高多会议室会议系统的管理效率

作者:王林杰 来源:《智能建筑与城市信息》2013年 第6期 总第199期 发布时间:2013年12月24日

 

【摘 要】 本文介绍了如何运用会议室预订系统、集中控制系统,通过高效的设备维护,来降低会议系统使用难度,提高多个会议室的管理效率。

【关键词】会议系统 多会议室 会议预定 管理效率 会议控制 设备维护

 

    会议系统管理主要有三项内容,一是会议室预订,包括会议室预约登记、分配、设备准备等 ;二是设备控制,包括设备开启、控制、关闭等 ;三是设备维护,包括故障查找、系统连接、设备更换和维修。综合考虑这三方面内容,指导会议系统设计,有助于提高管理效率、降低管理人员的工作难度。

1 会议室预定管理

    会议室预定管理系统一般有两种结构,即 C/S(客户机 / 服务器)结构和 B/S(浏览器 / 服务器)结构,既可以以单独的软件系统存在,也可以与 OA(办公自动化)系统相结合,成为 OA 系统的一部分。目前较流行的是 B/S 结构的预定管理系统,因为只要有电脑网络的地方就可通过网页浏览器登入到会议室预定管理系统进行会议查询、预约登记、审批和统计等操作。

    会议室预订管理系统应具备以下功能

    (1)会议室情况查询和预约登记功能技术与应用需提供预约查询的会议室信息有各会议室的情况简介(包括座位数、话筒数、会议系统功能等,最好能显示会议室布局照片)、各会议室预定情况(可通过电子表格的不同颜色一目了然地显示,让预约者能很快找到自己所需的会议室)。

预约登记需填写的内容至少要有预约联系人、联系电话、会议部门、会议主题、会议时间(开始时间、结束时间)、与会人数、发言人数(需要的话筒数量)、是否需要投影设备。预约登记功能还需支持预约者取消会议室预约。

    (2)审批功能

    预约者提交登记表后,由会议管理人员对其进行核对审批。如通过审批,系统会显示预约登记成功。如需更改到其他会议室,就由会议管理人员电话通知预约者,进行协商更改 ;在管理人员更改确认后,系统显示预约登记成功。

    (3)查询统计功能

    采用数据库软件系统实现查询统计功能,可以对各会议室使用情况进行统计、分析、查询 ;可以允许各单位根据需要开发统计功能,如根据会议主题、使用会议系统设备的情况、会议部门等进行统计,使会议管理者掌握会议规律,进一步提高会议管理效率,为将来改造或重建会议室提供参考依据。

    (4)会议信息发布功能

    在各会议室门口安装一块液晶显示屏,显示会议室名称、会议标题、会议时间、与会部门、与会提示等重要会议信息,可方便与会者查找会议室位置。会议信息发布系统可作为一套独立的系统单独运行 ;也可作为会议预定管理系统的一部分,与之相结合,实现会议信息的自动化发布显示。在上述功能的支持下,会议系统管理人员可根据预约登记表提供的会议需求信息,提前准备、维护好需使用的设备,如准备好发言需要的有线、无线话筒,为无线话筒装好电池,对于长时间未使用的会议室,检查所有设备是否能正常工作等。

2 会议系统控制管理

    会议系统设备通常包含音响扩声子系统、数字会议发言子系统和大屏幕投影显示子系统,其中音响扩声子系统包含音箱、功放、数字音频处理器、调音台、话筒及音源等设备,数字会议发言子系统包含会议主机、主席话筒、代表话筒等设备,大屏幕投影显示子系统包含投影机、投影幕、矩阵等设备;复杂的会议系统还包括摄像、录像、远程视频会议、同声传译、会议表决、舞台灯光等功能子系统。

    首先,每个会议室都需要配置一块墙装触摸屏或控制面板,以便进行集中控制。控制内容包括设备电源开关、投影机控制、投影幕升降、投影显示信号切换、音响音量控制等。由于大多数设备功能在系统调试时已预先设置好,管理人员只需操作触摸屏上的几个控制按钮即可。图1为一个小型视频会议室的触摸屏的控制界面 :左侧为五个一键模式按钮,右侧为五个具体设备控制按钮。管理人员只需根据会议情况按一个相应的会议模式按钮即可将所有设备打开。如按下“电脑显示模式”按钮,系统就会顺序打开所有设备电源,并自动将电视机切换到电脑显示通道,将会议室灯光自动调节到电脑演示亮度模式,将话筒音量自动调节到设定音量大小 ;与会者只需把自己笔记本电脑连接在桌面上的、一端已连接桌面接插盒的 VGA 线接头上,并切换笔记本电脑双屏输出功能即可。

    会议结束后,只需按下“关闭系统模式”键,系统即可按反序关闭设备,并延时自动关闭会议室灯光 ;操作非常简单方便。其次,需要实现所有会议室的远程集中控制。每个会议室配备的集中控制系统要具有联网和远程控制功能。控制软件可在任何一台联入大楼局域网的电脑上运行,完成对所有会议室的远程控制 ;也可运行在 iPad等平板电脑上,通过大楼 Wi-Fi 无线局域网对所有会议室进行实时控制。图2 是某国际会展中心使用的美国 CRESTRON(快思聪)RoomView 多会议室集中控制管理软件的界面。从图中可以看出,多会议室集中控制管理软件可实现对各会议室会议系统设备运行的集中监视、控制以及根据预先设定的会议时间自动开启关闭系统的功能。

    最后,为保证远程控制的准确性和实用性,可以在每个会议室安装一台带拾音功能的网络摄像机,使会议管理人员可在控制中心远程查看会议室现场情况,进行准确的操控,避免发生控制事故。例如,借助网络摄像机功能,管理人员可以等与会人员基本到齐后再远程开启会议系统设备,散会后再关闭会议系统设备。另外,可在每个会议室现场的墙装触摸屏或控制面板上设置“求助”按钮。当会场遇到需要管理人员帮助的情况时,与会者按下“求助”按钮,控制中心电脑上或平板电脑上的远程集中控制软件界面会即刻跳出该会议室的求助信息。管理人员即可马上调出该会议室的监控图像,查看现场遇到的问题,远程控制解决或现场解决。

1 某会议室触摸屏控制界面

2 多会议室管理软件界面

 

3 会议系统设备维护

    首先,正确合理的系统设计是做好设备维护工作的基础。第一,所有的系统设备,包括连接线缆,都要使用品牌产品。第二,在满足功能需求的前提下,系统应该尽量简单 ;这是因为环节越少,越不容易出问题,而且排查问题也简单。第三,需要用户在使用过程中控制的设备越少越好,这有助于降低因误操作导致系统异常或设备损坏的几率。笔者建议配置中控系统,使用户通过一个触摸屏界面就可简单地使用和控制系统,不容易出错。

    其次,会议管理人员需具备一定的音视频专业知识和音视频系统操作及使用经验,最好能看得懂会议系统的系统图,可根据系统图来排查问题,或能在专业工程师的电话指导下排查问题 ;能完成简单的会议系统接线施工,如能焊接卡侬头、6.35 直插头、莲花头、BNC 头等最常用的音视频连接头。具备这些能力的会议管理人员可以从容应对系统使用中碰到的问题,找出临时解决方案,避免坐等设备维修或更换耽误会议。

 

4 结束语

    综上所述,多会议室会议系统的高效管理离不开好的系统设计。项目建设方、管理使用方需树立先进的管理理念,在招标或设计阶段就提出相应的功能要求并保证有足够的资金投入,配合设计施工方共同完成一套设计合理、稳定可靠、使用方便、管理高效的会议系统,以保证系统投入使用后能够高效地运行,为众多会议有条不紊地召开提供可靠的保障。

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